L’organisation de votre bureau ne doit pas nécessairement prendre des jours, elle peut se faire petit à petit. En fait, le maintien d’un bureau organisé est beaucoup plus efficace si vous le traitez comme un projet en cours, plutôt que comme une attaque massive.
Si vous êtes prêt à vous lancer, les conseils d’organisation suivants vous aideront à transformer votre bureau en un espace de travail efficace.
Conseils pour organiser votre bureau
1. Désinfectez tout
Un bureau propre est un bureau où il est agréable de travailler. Profitez de la journée « Nettoyage du bureau » pour enlever tout ce qui se trouve sur votre bureau et l’essuyer. Évidemment, c’est plus facile lorsque votre bureau n’est pas encombré, vous devriez vraiment nettoyer votre bureau avec un produit non abrasif, comme une lingette antibactérienne, au moins une fois par semaine.
2. Assignez des endroits spécifiques
Une fois que tous vos éléments de travail se trouvent dans une zone particulière, rangez-les toujours à cet endroit après utilisation. Vous saurez où chercher un objet s’il a sa propre place. Et vous gagnerez du temps si vous n’avez pas besoin de réorganiser le bureau chaque fois que vous avez besoin d’une agrafeuse. Vous pouvez également utiliser des notes autocollantes pour étiqueter tout ce qui est nécessaire et les garder bien en vue afin que vous n’ayez aucune difficulté à atteindre le dossier nécessaire.
3. Installez-vous confortablement.
Vous passez la majorité de vos heures d’éveil dans votre espace de travail. Il vaut donc la peine d’investir dans une chaise et un bureau confortables, à la bonne hauteur, une souris et un clavier faciles à utiliser pour vos mains et vos poignets, et même un écran large (ou deux) pour rendre les longues heures passées devant l’ordinateur plus douces pour vos yeux et votre corps. Méfiez-vous des produits de bureau fantaisistes qui prétendent être plus ergonomiques que les autres ; votre jauge est votre corps.
4. Soyez attentif à votre façon de travailler et ajustez-la si nécessaire.
Si vous emportez votre ordinateur portable avec vous, procurez-vous un cordon d’alimentation supplémentaire ou une station d’accueil pour pouvoir le brancher et le débrancher facilement. Si vous consultez des documents pendant que vous tapez, procurez-vous un porte-documents monté sur l’écran.
Certains des ajustements les plus efficaces (mais moins évidents) que vous pouvez apporter à votre espace de travail dépendent de votre style de travail et de vos besoins.
5. N’oubliez pas de désencombrer vos fichiers informatiques
L’organisation de votre ordinateur est tout aussi importante que celle de votre bureau. Prenez le temps de classer vos fichiers numériques de manière logique. L’enregistrement de tous les fichiers dans votre dossier « Mes documents » diminuera votre productivité, car vous risquez de passer des heures à chercher les fichiers dont vous avez besoin.
N’oubliez pas de pratiquer une bonne gestion des documents électroniques en nommant correctement vos fichiers. La pratique d’une bonne hygiène des fichiers informatiques vous rendra plus productif et plus organisé.
6. Débarrassez les câbles
Si vous jetez un coup d’œil sous votre bureau, vous trouverez certainement un amas de câbles et de fils tordus. Tout comme vous mettez à jour le logiciel de votre ordinateur, mettez à jour votre bureau en investissant dans des dispositifs sans fil, tels que votre clavier, votre souris et votre imprimante, pour réduire le nombre de câbles. Gardez les câbles restants ensemble à l’aide d’attaches ou de colliers de serrage pour qu’ils soient tous bien attachés et ne s’emmêlent pas.
7. L’influence des couleurs
La couleur donne le ton de notre humeur de manière très puissante. Toutes les couleurs peuvent être productives, selon le type de stimulant dont vous avez besoin.
Le rouge accélère le rythme cardiaque, vous donnant une poussée d’énergie. Votre regard est instantanément attiré par le rouge, qui favorise l’activité physique et les émotions.
Le orange est une couleur sociale, qui encourage l’interaction. Elle convient bien aux salles de réunion ou à d’autres espaces sociaux, même si elle n’est pas la couleur la plus propice à la productivité.
Le jaune stimule la créativité et l’optimisme. Si vous êtes un designer ou un professionnel créatif, cette couleur pourrait être la couleur d’accentuation de votre espace de travail.
Le vert se comporte presque comme une couleur neutre pour le cerveau humain. Il est apaisant et ne provoque aucune fatigue oculaire sur de longues périodes.
Le bleu est la couleur la plus universellement productive. Calmant et stable, il aide la plupart des gens à se concentrer sur des tâches intensives.
Le violet stimule la résolution de problèmes, bien qu’il ne soit pas une couleur très populaire dans la décoration des espaces de travail.
Les couleurs arcs-en-ciel font de nous des « licornes heureuses », créatives, énergiques et productives.
8. Maximiser l’espace vertical
Utiliser l’espace vertical peut grandement améliorer l’organisation de votre bureau. Considérez l’utilisation d’étagères murales, de tableaux d’affichage, ou de barres magnétiques pour garder les documents importants et les outils à portée de main, tout en dégageant l’espace sur le bureau. Cela permet de mieux organiser les accessoires de bureau et de réduire l’encombrement sur la surface de travail.
9. Utiliser des séparateurs de tiroirs
Les séparateurs de tiroirs peuvent être un excellent moyen de garder vos fournitures de bureau organisées et facilement accessibles. Ils vous permettent de séparer et de catégoriser les petits objets comme les stylos, les trombones, et les notes autocollantes, ce qui rend plus facile de trouver ce dont vous avez besoin sans fouiller dans un tiroir désordonné.
10. Utiliser la technologie pour rester organisé
Ne sous-estimez pas le pouvoir des applications et des outils numériques pour améliorer l’organisation de votre espace de travail. Des applications de gestion des tâches aux rappels et aux calendriers en ligne, la technologie peut vous aider à garder une trace de vos deadlines et à prioriser vos tâches. Utilisez des outils numériques pour réduire le papier et garder votre bureau plus ordonné.
11. Mettez une poubelle à proximité
Si vous n’êtes pas en mesure de jeter des objets de l’endroit où vous êtes assis, il y a de fortes chances que davantage de déchets s’accumulent dans votre espace de travail. Une solution facile : procurez-vous une poubelle et placez-la à proximité, à portée de main, si possible.
Arrêtez de manger à votre bureau
Vous pouvez être tenté de manger sur votre bureau parce que vous pensez que cela augmentera votre productivité. Mais tout le monde a besoin d’une pause de temps en temps. Au lieu de traiter votre bureau comme une cafétéria, faites un effort conscient pour manger à votre bureau aussi rarement que possible. Si vous êtes pressé par le temps, vous n’avez pas vraiment le choix. Mais dans la plupart des cas, vous pouvez probablement vous permettre de quitter le bureau pendant quelques minutes.
Limitez les objets personnels
Bien que les objets personnels tels que les photos de famille et les souvenirs de vacances soient agréables à regarder, ils occupent souvent une grande surface et peuvent être source de distraction. Essayez de vous limiter à un seul objet personnel sur votre bureau, et placez-le de préférence hors du champ de vision lorsque vous travaillez.
J’organise mon espace de travail, une vidéo astuces